构建网上城建档案馆——广州市城建档案馆网站建设随想

文 / 翁敏嫦

　　踏入新世纪，图书档案信息开始通过网站走向公众。1999年10月，可以直接通过中国通用计算机互联网查询到的档案馆网站有12个，2001年6月，数字上升到20个，2003年6月，全国各省、大中城市的档案信息网站有220个，大学档案馆网站约60~70个，城建档案馆网站有15个，并继续以加速度递增。昔日藏在深闺的档案信息，随着信息公开的浪潮跨进了数字时代。

　　城建档案作为记载城市建设历史与发展的信息资源，备受公众的关注。传统的档案服务受区域与人力的限制，已无法满足与日俱增的档案利用需求。我馆档案数字化技术的日趋成熟，为网站的建立提供了前提条件。我们急需拥有一个网上平台，提供档案查询、信息发布、网上办公、特色馆藏利用的一站式服务。

　　2002年下半年，建设一流的城建档案专业网站的设想提上了议事日程。

　　一、城建档案馆网站的现状与差距

　　专业档案馆网站目前处于起步阶段，城建档案馆网站近两年来发展较快，全国大约有15个，包括北京、上海、深圳等大城市。我们对近100个档案网站的定位、栏目内容进行了分析比较，发现档案馆网站正朝着功能人性化、联合协作、面向用户的趋势发展，城建档案馆网站还存在不少差距。

　　（1）从传统的档案目录检索走向多元化的服务，如提供照片、录像等多媒体资料库的利用；从面向本单位到面向公众的功能设计，如提供档案企业黄页、会员制服务、档案书屋、会展信息等面向读者的人性化功能。

　　（2）从信息孤岛走向联合之路。我国已开始以某一中心档案馆为轴心进行资源共建、共享的尝试：以省(自治区、直辖市)档案馆为中心建立本行政区档案资料目录中心，全国已有18个省份建立档案信息网站，可以直接链接到各大城市、地区的档案馆网站；以权威专业档案馆为中心建立档案资料目录中心，如以中国第一历史档案馆为中心建立明清档案资料目录中心。但城建档案馆网站目前仍处于信息独享的状态，地区性联合还没实现。

　　（3）从面向本机构运作到面向用户服务。借鉴图书馆网站的经验，档案馆网站不再是单一的宣传工具，而是具有明确服务对象的资源共享平台。从用户需求角度划分，城建档案馆网站有三类服务对象：关心城建档案信息的老百姓，规划、城建档案系统的决策者和工作人员，有商业动机的房地产公司或个人。大多城建档案馆网站是从本馆内部流程考虑网站内容，忽略了用户的需求。

　　二、广州城建档案馆网站的定位

　　"保护城市文化遗产，提升城市文化品位；展现城市建设成就，留住城市永恒记忆"是我馆孜孜不倦追求的宗旨。作为城市建设的专业档案馆，我馆拥有丰富的档案信息资源。至2002年底馆藏档案达260273卷，档案管理信息系统拥有超过15万条数据记录，数字化档案影像文件约100G，多媒体档案是我馆特色馆藏，存储量达12377条，电子图片库约30G，录像资料数万分钟。随着馆藏资源的不断充实与档案数字化的日趋成熟，我馆需要有一套优质高效的信息发布机制和对外服务的统一平台。

　　2002年7月，网站的策划如箭在弦。从无到有，是一个探索的过程，也是一个创造的工程。馆领导给予了极大的关注和重视，指出我们的定位是展示本馆形象，推荐先进理念，为公众提供一个信息公开的服务平台。网站的近期目标是以城建档案为核心实现档案的网上申报、接收、指导和查询的透明式窗口办公。远期目标是结合我馆的"文化凝聚工程"，以历史与文化为主题，提供丰富的城市建设资讯，建立起网上博物馆、虚拟档案馆，并逐步成为本城乃至全国范围内城建档案信息领域的一个颇有影响力的专业性门户网站。

　　三、网站建设过程

　　我馆网站于2002年11月底筹备。在资料搜集阶段，全馆各部门集思广益，鼎力合作。服务部的大力协助，为网站的"馆藏精选"提供了一批如《民国经界图》等珍贵老档案；信息整理部在任务繁忙的情况下，扫描了大量的规划旧图和民国档案图纸，使它们在"规划回顾"这个栏目重见天日；技术开发部为网站的信息数据库查询功能做了大量的准备工作；多媒体工作室提供了上千张图片，包括最新的航拍照片，组成了网站丰富多彩的图片库；业务综合室协助搜集了一部分城建档案的法律法规，督导部为重点工程的收集提供了第一手的资料……各部门的通力合作，使网站在一个月的时间内把馆内资源有效整合起来。

　　网站的建设工作是与业界有名的专业网站公司时代财富合作完成的。在策划初期，时代财富公司提供了两种网站风格：门户网站与形象网站。经过研究，我们选择了富有现代感的形象网站方案。这也与专业档案馆的定位不谋而合。

　　2003年元月，网站的制作紧张而有序地开始了。在中信广场略显窄小的空间和备受SARS困扰的日子里，我们投入到一个专业的团队中，充分感受有效分工的网站建设方法。经过两个月的努力，网站终于上线运行了。

　　从筹备到开通，网站建设主要完成了以下工作：

　　1． 建立城建档案网上的图片库。网站的图片库拥有上千张图片，以介绍广州三年一中变、进馆重点工程、空中看广州为专题，建立反映规划、城建成就的网上展厅；

　　2． 建立广州城建老档案的珍藏室。挖掘了如民国经界图、六脉渠图等一批珍贵的城建档案，扫描了大量的规划旧图和老档案，构成了网站上"馆藏精选"和"规划回顾"的内容；

　　3． 建立网上城建档案查询系统。通过会员制服务，提供我馆的15万条城建档案目录信息查询；

　　4． 建立法律法规资料库。可供用户查询规划、城建档案、房地产等城市建设的法律法规。

　　5． 建立网上办公的窗口。提供城建档案业务指导、档案报送指南、预验收程序、档案著录规范等办事程序的指南。

　　四、网站的特色内容

　　1．虚拟导游--羊博士我馆网站有一个虚拟导游，为访问者提供浏览方便、准确的指引。浏览者进入网站，可以随时启动导游，获得向导服务。
　　虚拟导游采用了亲切的卡通羊形象，所以我们叫它"羊博士"。"羊博士"身兼导游和博士两个职责：一方面它是网站的导游，指引读者以最快的速度找到所需信息；另一方面它又是档案博士，解答读者有关档案专业方面的问题。羊博士还作为网站的"吉祥物"，出现在网站的每个页面。

　　2．图片世界--网上虚拟游来到我馆的网站，您还可以参加网上的虚拟游。图片世界以"广州"为主题，展现广州面貌的过去、今天和未来。您可以登上时空隧道，回到"百年广州"、"千年广州"；您也可以随我们的摄影师翰翔蓝天，鸟瞰广州的山城田海；坐上环保小车，我们为您精心挑选了四条"广州一日游"的黄金路线。图片是我馆的特色馆藏，网站以高质量的图片推介广州的建筑文化、旅游文化与古老历史。

　　3、信息查询--网站采用面向对象的检索导航方式，提供城建档案目录信息查询、法律法规查询和图片资料查询。"馆大事记"提供日期到内容的查询功能，帮助您了解1982年到2000年我馆发生的重要事件；在"法律法规"，你可以全文检索到规划、城市管理、档案的法规；在"城建档案查询"，以会员的身份登陆，你可以查询馆藏15万条档案的基本目录信息。

　　4．会员制服务--网站提供个性化的会员服务，经过审批的个人或企业用户以会员身份进入服务区，选择需要的各项服务：如图片上传、电子期刊订阅、城建档案目录查询。会员制服务一方面令用户对网站有一份归属感，另一方面也是网站将来实现电子商务的基础。

　　结束语

　　广州市城建档案馆网站于2003年2月28日开通（http://www.gzuda.gov.cn/），网站拥有十大板块、36个栏目，45个子栏目，将近2000多个页面，网上城建档案馆初具规模。网站更拥有一群生气蓬勃、孜孜不倦的年轻人，朝着建设一流的城建档案馆网站这个目标而努力。

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